Hizmetlerimiz > Arşiv Depolama
Arşiv Depolama
İletişime Geç
Hizmetlerimiz hakkında soruların varsa bizimle iletişime geç!
Arşiv Depolama ve Belge Saklama Hizmetleri
İşletmeler için arşiv; yalnızca eski dosyaların durduğu bir alan değil, denetim, hukuki süreçler ve kurumsal hafıza için zorunlu bir ihtiyaçtır. Arşiv depolama hizmeti ile dosya ve belgelerinizi Çözüm Depo’nun güvenli, kontrollü ve profesyonel altyapısına taşıyarak ofisinizde yer açabilir, operasyonunuzu sadeleştirebilirsiniz.
Çözüm Depo’da arşiv odaları, nem ve sıcaklık dengesi sağlanmış ortamda, 7/24 kamera sistemi, kontrollü giriş–çıkış ve KVKK’ya uygun saklama prensipleri ile yönetilir. Dosyalarınız, yasal saklama sürelerine uygun şekilde sınıflandırılır ve ihtiyaç duyduğunuzda hızlı erişim için hazır tutulur.
Kurumsal Arşiv Depolama
Finans, sağlık, hukuk, lojistik, eğitim ve üretim sektörlerinde faaliyet gösteren firmalar için arşiv odaları özel olarak planlanır. Raf sistemleri, kutu ölçüleriniz ve dosya tiplerinize göre kurgulanır; belgeler kutu, dosya, yıl veya departman bazında sınıflandırılır.
Böylece hem iç denetimler hem de resmi kurum denetimleri sırasında ihtiyaç duyduğunuz evraklara kısa sürede erişebilir, aradığınız dosyayı sahada zaman kaybetmeden bulabilirsiniz.
Güvenlik, KVKK ve Gizlilik
Arşiv depolamada en hassas konu, gizlilik ve veri güvenliğidir. Çözüm Depo’da arşiv alanlarına yalnızca yetkilendirilmiş kişiler giriş yapabilir; giriş–çıkışlar kayıt altına alınır, kamera görüntüleri düzenli olarak arşivlenir. Evraklarınız üçüncü kişilerle paylaşılmaz, reklam veya pazarlama amacıyla kullanılmaz.
KVKK ve ilgili mevzuata uygunluk gözetilerek; kişisel veri içeren dosyalar, imha süreleri dolduğunda güvenli imha prosedürleriyle yok edilir. Böylece hem yasal sorumluluklarınızı yerine getirir hem de marka itibarınızı korumuş olursunuz.
Ortam Koşulları ve Fiziksel Koruma
Belgeleriniz; nem, toz, güneş ışığı ve ani sıcaklık değişimlerinden korunacak şekilde tasarlanmış alanlarda saklanır. Ortam sıcaklığı ve nem dengesi, dosya ve klasörlerin uzun yıllar boyunca bozulmadan kalmasını sağlayacak aralıkta tutulur.
Yangın algılama–alarm sistemleri, acil çıkışlar ve düzenli güvenlik kontrolleri ile arşiviniz tüm fiziksel risklere karşı çok katmanlı şekilde korunur.
Arşiv Depolama Sürecimiz
Çözüm Depo’da arşiv depolama süreci, mümkün olduğunca hızlı ve operasyonlarınızı aksatmayacak şekilde tasarlanır:
- Keşif ve Planlama: Mevcut arşiv hacminiz, dosya tipi ve saklama süreleri analiz edilir.
- Toplama ve Nakliye: Evraklarınız adresinizden alınır, numaralandırılmış kutulara yerleştirilir.
- Sınıflandırma ve Raflama: Belirlediğiniz sistem (yıl, departman, dosya türü vb.) esas alınarak raflara yerleştirilir.
- Depolama ve İzleme: Arşiv odaları, 7/24 kamera ve kontrollü giriş–çıkış sistemiyle izlenir.
- Erişim ve Teslimat: Talep ettiğiniz dosyalar, belirlediğiniz yöntemle size ulaştırılır.
Hangi Tür Belgeler İçin Arşiv Depolama Uygundur?
Arşiv depolama hizmetimiz; düzenli saklama zorunluluğu bulunan veya ileride ihtiyaç duyulabilecek tüm kurumsal evraklar için uygundur:
- Muhasebe ve finans evrakları, faturalar, dekontlar
- İnsan kaynakları dosyaları, personel özlük dosyaları
- Sözleşmeler, hukuki dosyalar ve dava arşivleri
- Teknik çizimler, projeler, mimari planlar
- Sağlık dosyaları, hasta kayıtları (yetkili kurumlar için)
- Şirket içi raporlar, toplantı tutanakları ve bordrolar
Neden Ofiste Değil, Profesyonel Arşiv Depolamada Saklamalısınız?
Arşivler ofis içinde tutulduğunda; metrekare maliyeti yüksek alanlar, dosya yığılmaları ve kaybolan evrak riski ortaya çıkar. Profesyonel arşiv depolama hizmeti ile:
- Ofisinizde yeni çalışma alanları açarsınız.
- Dosyalarınız standartlara uygun raf sisteminde düzenli tutulur.
- Riskleri azaltır, denetim süreçlerini kolaylaştırırsınız.
- Depolama maliyetinizi kontrol altında tutarsınız.
Çözüm Depo ile Arşiv Depolama Avantajları
Çözüm Depo, klasik depolama hizmetlerinin ötesinde, eşya depolama ve kişisel depolama çözümlerini de arşiv hizmetiyle entegre sunar. Böylece hem ofis arşivinizi hem de işinizde kullandığınız ekipman ve demirbaşları tek merkezde yönetebilirsiniz.
İstanbul içi firmalar için hızlı erişim, kurumsal sözleşme, düzenli raporlama ve şeffaf fiyatlandırma ile uzun vadeli bir iş ortaklığı hedefleriz.